Workflowyの使い方

Workflowyの使い方

URL: https://workflowy.com/
Workflowyは、ブラウザで動作するシンプルなアウトライナーです。ここでは、Workflowyに関する使い方をまとめていきます。

便利な点

一カ所で情報をまとめることができる点がとても便利です。

参考:探し物に使いやす時間を大切な時間に使う

ちなみに、最近流行っているクラウドサービス(Evernote, Dropbox, OneDriveなど)は1ヶ所に情報をまとめておける点が大きなメリットの1つだと思います。

必要なところだけをフォーカスできる点が、とても便利です。

イメージとしてはフォルダ管理の感覚でアクセスすることができます。丸ぽちをクリックするとクリックしたトピック以下のみを表示してくれます(これをWorkFrowyではZoom Inと言うようです)。

WorkFlowyの主なルール

有償版と無償版があります。

無償版のWorkFlowy

無償版は、1ヶ月あたり250トピックまで作成することができます。箇条書きで書いていった時の丸ぽち1つ分が1トピックです。1ヶ月経過したらカウントはリセットされます(記載済みのトピックはカウントされないだけで消えません)。ちなみにトピックを削除すると削除した分だけカウントも減らせるようです。

最初のうちは無償版でも十分活用できると思います。慣れてきて、毎月大量に何百件ものトピックを作成するようになったら、有償版の契約を検討するような流れで十分だと思います。

尚、紹介アカウントから登録することで、月あたりの登録件数が+250件増えます。下記のリンクから登録すれば、最初から+250件(合計500件/月)の登録ができる状態で使い始めることができます。ちなみに私の方も+250件となりますので、助かります。

登録リンク:https://workflowy.com/invite/357ed846.lnx

有償版のWorkFlowy($4.99/月、あるいは$49/年のクレジットカード支払い)

トピック数の作成上限がなくなります。有償版の一番大きなメリットはこれだと思います。

Dropboxへのバックアップ機能が付与されます。これがないと、自分自身で定期的にエクスポート・バックアップする必要があります。

テーマとフォントの選択肢が増えます。

e-mailの問い合わせ回答に対して、優先的に回答してもらえるようです。

書き方

とにかくどんどん書き出していきます。

慣れてきたら、タグで整理してみます。

タグの整理について

最初からタグをつけなくても良い。途中で忘れても良い。整理していく中で重要だと思ったり、何回も目にした時に気がついたらタグ付けするような流れでも良い

例:仕事や仕事の用語で検索、慣れてきたら#business とつけてみる。

参考:自分がよく使うタグ一覧をご紹介します。

#todo :

日々のタスク(ToDo)につけます。

#Lv1 #Lv2 #Lv3 #Lv4 :

日々のタスクに優先順位をつけます。

「7つの習慣」を参考にして、Lv1:重要かつ緊急、Lv2:重要だが緊急でない、Lv3:重要でないが緊急、Lv4:重要でなく緊急でない の4つのいずれかのレベルを書き加えます。

例えば、必須の打ち合わせがあるときはその日のタスクに 「#todo #Lv1 打ち合わせ」 と書きます。

打ち合わせが終了したら⌘+Enterを押して、「Complete」のステータスにします。

#diary

ライフログ(簡単な日記)として残すために、毎日のToDoリスト&メモリストにDiaryのタグをつけます。

毎朝(または前日の夜)にToDoの整理が終わったところで、Completeステータスのものだけ残してライフログのフォルダに移動します。

Completeできなかったタスクは、他のタスクと見比べながら今日のToDoリストに優先順に再度並べます。

@ 誰々

打ち合わせの相手や、担当者の情報を入れるときに記載します。

例えば定期的に打ち合わせするOさんやTさんのメモを後で見返せるように、ToDoフォルダや各プロジェクトフォルダに関係するメモに @T-san, @O-san ・・・といった形で記載していきます。

特に複数のプロジェクトで関わる関係者のメモを取っていくと、その本人よりもToDoを把握できていて感謝されることもあります。

定期的に書き込むようになってきたら、最初は「未整理(Inbox)」フォルダに放り込むようにして、少しずつ整理していく。

タグ一覧のフォルダを作っておくと便利?

タグは1行にせいぜい2つ。多くて最大3つにする。あまり多すぎると自分の場合はタグだけ目に入り、気が散る。

背景カラーを変える

Chromeで使う(左のリンクメニューを設定できるか、タブ分割が可能か)

テキスト置き換え

Todoは最初のうちは漠然と書いて良い。ただし、漠然過ぎて完了できないものが溜まってくる。そうしたら時期や分量を数字で決めたり、タスクを分割すると良い。(例:〜〜〜〜)

Todoも大量にたまってきた。dialyに溜めるのではなく、各トピックの中にまとめておき、本日のTodo Top5だけをまとめておくと良いかも。

整理の仕方

まとめる Todo→Topicへ

減らす

毎日のTodoは、Top5のみに絞る。

Todoが多すぎると縦に長すぎて見るだけでも大変。

揃える!?(超整理法の考え方は、重要なものから押し出し式で並べていく)

テクニック

パソコン上でショートカットを活用することで、真価を発揮

文字置き換え: <b><u>Foxreplace</u></b> F9でバー表示、Escでバー非表示

Microsoft Outlookからコピー&ペーストすると、改行が2重で入る。メモ帳などにいったん貼り付けて、プレーンなテキストにしてからペーストと良い。

-> #todo #Lv4 プレーンテキスト化するコピーツールはあるか?

Workflowyでよく使用する、主なショートカット一覧

検索: Esc

展開・折りたたみ: Command + ↑、Command+↓

Zoom Inした状態のタイトル上でExpand/collapseすると、ページ内のすべてのトピックを同じレベルごとにまとめて折りたたみ/展開できる

Firefoxを使用して分割表示

トピックをまとめて削除するときは、選択した状態でWindows:Shift+Deleteキー, Mac:Command+Shift+BackSpaceキー

補足

WorkfrowyからWordPressへコピー&ペーストする方法:これで段差も正しくWordpressにペーストできます。しかも、簡単。

トピックの頭の丸ぽちのところにマウスカーソルを重ねて、「Export」をクリック。

「Formatted」が選択されていることを確認してコピー(Command+C)

WordPress投稿画面にペースト

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